一、因公出国（境）团组计划拟定和申报

　　国际合作交流处（港澳台办公室）统筹负责学院因公出国（境）团组的日常事务及归口管理。因公出国（境）团组计划拟定和申报一般应在上一年度年底前完成。

　　根据教育部2020年最新要求，因公出国（境）团组采用线上申报和批复方式。各单位外事联络员应登录http://taskcenter.moe.dev.sjtu.edu.cn，归口填报本单位团组计划及预算，并联络协调后续管理和执行工作。线上填报的《教育部年度出访计划申报表》的主要内容包括：组团单位、申报单位、团组详情、出访依据、团组性质、预计出访时间、团组人员情况、团组性质、预计出访时间、团组人员经费来源、附件等。《计划申报表》由单位经办人填写完成后，经部门负责人、单位负责人账号提交同意后，等待国际司线上批复即可。

　　二、因公出国（境）团组实施

　　（一）因公出国（境）团组人员公示

　　因公出国（境）团组人员公示应严格按照中办发〔2013〕16号文《外交部、中央外办、中央组织部、财政部关于进一步规范省部级以下国家工作人员因公临时出国的意见》的规定及《国家教育行政学院教职工出国（境）管理办法》，公示出国人员身份信息、行程安排、境外邀请单位、经费预算及来源等信息，公示期为5个工作日。

　　（二）申办出国（境）任务批件及政审工作

　　因公出国（境）团组任务批件应在团组出发前至少2个月向教育部国际司提出申请。请示中应写明团组成员、访问日期、团组编号、访问时间、经费来源等信息。此外，请示还需附以下附件：团组人员出国（境）审批表（附1）、因公临时出国人员备案表（附2）、初步日程、邀请信、人员名单表等，具体材料要求自审请参照有关要求（附3）。

　　（三）证件办理流程及注意事项

　　因公出国（境）团组办理护照、签证应至少在出访前20天启动。

　　（1）人像采集：没有因公护照或护照有效期距离出访结束日不足180天的成员，需前往外交部人像采集点（教育部北门水果超市内照相点，大兴区仁和医院东门对面乐乐照相馆）照相，并产生电子照片条码号单。

　　（2）护照信息录入：登陆外交部网站https://pvrt.mfa.gov.cn/，录入需要办理因公护照的成员信息。

　　（3）办理护照：携带批件原件、身份证原件、个人电子照片条码号单，前往教育部北楼三层护照处录指纹，3—5个工作日可以出护照。

　　（4）签证准备：咨询护照处联系人邰琦琦（电话66096392）相关国家签证办理手续及表格。一般需填写签证表、单位同意函、费用证明、中英文照会、名单表、录指纹预约表，准备邀请信、日程、机票、保险单、酒店订单、护照复印件、批件等。

　　（5）签证信息录入：登陆外交部网站https://pvrt.mfa.gov.cn/，录入需要办理签证的成员信息。

　　（6）送签：所有材料齐备并确定无误后，送至教育部北楼三层护照处，并预约录指纹时间。

　　（7）录指纹：携相关材料去使馆录指纹，约5个工作日可以出签证。

　　（四）经费申领和报销

　　因公出国（境）团组经费办理应严格按照国家对于伙食费、住宿费、公杂费以及城市间交通的相关规定做出预算，填写《因公临时出国任务和预算审批意见表》（附34），经部门负责人审核签字，附预算明细表，交财务处审核。待财务处审核通过后，由团组行政秘书负责申领团组经费和团组回国后的经费报销。

　　（五）行程落实、住宿交通办理及注意事项

　　各访问单位具体访问时间应提前沟通确定，根据访问行程提前安排交通方式及用车情况。可通过携程预约境外接送机服务，可在Booking官网预订酒店房间。住宿费及城市间交通费需注意不超过各国各城市规定费用上限。

　　（六）成员分工及职责

　　因公出国（境）团组实行团长负责制，一般指定学术秘书一人，行政秘书一人。团长统筹团组整体工作安排，学术秘书负责做好访谈记录及整理工作。每日访谈结束后，学术秘书均应就本日访谈活动进行小结，并及时向团长汇报，负责起草团组工作总结报告。行政秘书负责团组日程落实、纪念品管理和住宿、交通、餐食等保障事宜。

　　（七）资料准备及行前准备会议

　　国际合作交流处（港澳台办公室）负责为因公出国（境）团组提供团组手册及参考资料。团组手册内容包括日程安排、接待学校及接待人员主要情况介绍、访问国家概况、访问国家教育概况及天气情况等。参考资料一般由学术秘书提供，作为辅助材料供团组成员了解。

　　行前会议一般在行前一周内召开，会议的主要内容包括：强调组织纪律和在外注意事项，熟悉访问日程安排，明确团内分工，确定外事礼品，公杂费领取发放等。

　　行前会议参加人员为团组全体人员及国际合作交流处（港澳台办公室）负责人和相关工作人员。会前由相关工作人员拟定议程。

　　（八）完成出国（境）任务，交回证照，提交和发布总结报告

　　因公出国（境）团组完成出访任务后，每位团组成员应在回国后7天内将因公出国（境）证件，交回国际合作交流处（港澳台办公室），副处（含副处）级以上人员证照应在回国后7天内，由国际合作交流处（港澳台办公室）上缴教育部护照签证处管理。团组回国后15天内将总结报告提交国际合作交流处（港澳台办公室），国际合作交流处（港澳台办公室）于团组回国后30天内将团组报告报送国际司并在学院内网上发布共享。

　　附件1：教育部直属单位人员因公临时出国（境）审批表

　　附件2：因公临时出国人员备案表

　　附件3：教育部机关和直属单位人员因公临时出国（境）材料自审单因公临时出国任务和预算审批表

　　附件4：因公临时出国任务和预算审批表