为保证部门公文运转高效有序，公文及工作档案有序可查，根据学院相关规定，结合部门工作性质和任务制定本规定。

　　一、总则

　　1.档案工作是一项基础性工作，是反映部门管理工作整体水平的一个重要标志，部门从上到下需强化责任意识，提高档案管理水平。

　　2.在日常工作中，各岗位和各项目负责人按学院相关要求做好专项工作或项目档案的收集、整理、归档等工作，实现标准化、规范化管理。

　　3.归档的档案材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带等各种载体形式。

　　4.承担办公室综合管理工作的人员负责日常行政公文类和部门签报档案整理，各专项工作或项目负责人负责项目档案。

　　5.遵从学院办公室对于档案工作的总体要求，按时参加档案业务培训，配合学院实施档案信息化建设。

　　二、档案的保存与使用

　　1.部门档案包括：教育部下发文、学院党政办下发文、学院办公室等部门发文，以及部门签报电子版及复印件，各专项工作和培训项目重要函件等。各类档案需按类别分装不同文件夹，按时间先后顺序整理，形成文件目录，方便归类与查询。行政类档案材料需在每年12月底前整理、自查本部门当年的归档情况。

　　2.项目类档案应在项目完成后一个月内归档，形成文件目录，方便归类与查询。

　　3.归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰。注意防潮、防雷、防虫、防蛀，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。符合有关规范和标准的要求。

　　4.根据实际情况，将档案保管期限分为永久、长期、短期三种。长期档案保存时限为5年，短期档案保存时限为1年。凡到期限要销毁的档案，必须经部门负责人批准后销毁，需注意集中处理，不泄露重要信息。

　　5.本部门不保存任何涉密材料。做好档案的安全工作，严防其他灾害事故的发生。

　　6.任何借阅人不得任意转借、遗失、污损、涂改、乱划档案材料，更不得随意拆散或抽取文件。

　　三、上行文的签发运转流程

　　1.经办人草拟签报内容，内容完整，语言精准、简洁，部门综合管理主管负责核稿。

　　2.核稿后，由部门处长签发，部门处长不在京时，经处长授权，由副处长签发，完成上报流程。

　　3.经办人自始至终负责追踪部门签报进度，实行闭环管理。