第一章  总则

　　第一条  为规范我院培训教学档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，实现档案管理的动态化、规范化、科学化，根据《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》和《国家教育行政学院档案管理工作暂行规定》，结合我院培训教学工作的实际情况，制定本实施细则。

　　第二条  培训教学档案是学院在培训项目前期立项、需求调研、课程设计、项目实施、效果评价、跟踪研究等活动中形成的对学员和学院的培训事业有保存价值的各种纸制、电子、照（胶）片、录像（录音）等不同载体形式的历史记录，是全面了解学院培训情况的重要依据。

　　第三条  培训教学档案管理工作是学院培训教学中的重要基础性工作，要坚持真实、完整、保密的原则。

　　第四条  本实施细则所指的培训教学档案适用于所有由学院主办的面授培训项目。

第二章  培训教学档案管理机构及其职责

　　第五条  教务部负责统筹学院的培训教学档案管理工作。教务部、进修部、培训部、国际合作与培训部（港澳台事务办公室）、远程培训中心、各教研部、院办、科研部、图书信息技术部、各培训基地等与培训管理、设计、实施、服务等相关的部门要按照要求做好培训教学档案资料的收集、整理、归档工作。教务部设专职档案人员负责培训教学档案管理工作。其他各相关业务部门设立兼职档案人员负责培训教学档案管理工作。

　　第六条  教务部培训教学档案管理的职责是：

　　（一）制定和修订完善培训教学档案工作的规章制度，并负责监督落实；

　　（二）对各部门兼职档案人员进行档案业务的培训和指导；

　　（三）负责培训教学档案材料的收集、整理、立卷及归档；

　　（四）进行培训教学档案的查询及统计；

　　（五）对学员培训档案进行转递；

　　（六）其他有关档案管理的事项。

第三章  培训教学档案的内容及管理

　　第七条  培训教学档案应包括以下内容：

　　（一）前期立项：办班通知、合作协议、立项说明书；

　　（二）需求调研：学员情况登记表、学员关心问题分类汇总及其它培训需求调研及分析材料；

　　（三）课程设计：教学计划、院长办公会相关纪要、部门协调会纪要、预备会纪要；

　　（四）项目实施：学员签到表、学员考勤表、学员手册、讲课费签收单、执行日程、大型论坛议程、京外调研申报表、小班教学安排表、教学活动图片、教学活动音像、培训简讯、学员简讯、学院简讯、调研报告、学员通讯录、学员名单、学员鉴定表、学员成果、学员评优结果及评审意见、工作量统计表、教学总结、海外团组报告、结业证书编号表；

　　（五）效果评价：评估报告（包括访谈评估、座谈评估、问卷评估、网络评估、评估结果分析等）；

　　（六）应归档的其他材料。

　　第八条  培训项目结束后，教务部、进修部、培训部、国际合作与培训部（港澳台事务办公室）、远程培训中心、各教研部、院办、科研部、图书信息技术部、各培训基地等应将本部门所负责的该项目的教学档案材料进行整理汇总，由兼职档案管理人员一次性打包移交教务部归档。档案材料的移交工作应在项目结束后1个月内完成。

　　第九条  培训教学档案按年度档案、项目档案、综合档案来设置。与具体培训项目直接相关的材料归入项目档案，在项目档案的基础上，按照办班通知、论坛、合作协议、学员签到表、学员考勤表、学员名单、日程安排、工作量统计表、教学总结、讲课费签收单等线索设立跨项目的综合档案，年度整体情况（包括教育部年度干部培训工作计划、学院办班一览表、年度培训工作统计表、年度培训工作总结、年度工作量汇总、评估结果汇总、报教育部申报经费的决算表等）归入年度档案。

　　第十条  移交的档案材料应真实、完整、规范、清晰。材料需当面点清，并按规定认真填写培训教学档案交接单。

　　第十一条  档案材料须由组织部门审查盖章的，应加盖公章；个人文字材料应有本人签字。

　　第十二条  收集移交的档案材料一般应包括电子与文印两种方式，文字档案材料应用打印稿或用碳素墨水、蓝黑墨水书写，档案材料不得涂改。

第四章  培训教学档案的保管和使用

　　第十三条  培训教学档案应在专门的档案库房集中保管，并指定专门的工作人员负责档案移交后的管理工作。对接收的档案材料，应在两周内装入相应项目档案、综合档案或年度档案的档案盒中。

　　第十四条  培训教学档案管理要积极推进信息化建设，采用计算机进行管理，方便调阅。

　　第十五条  学院工作人员因工作需要利用档案的，可直接到教务部登记查阅，查阅后应予以注明。外单位或学员要查阅档案的，须经领导同意。

　　第十六条  查阅档案时，不得涂改、圈划、污损、拆散、抽取、撤换、增添档案材料。

　　第十七条  培训教学档案应长期保存。

　　第十八条  档案室应定期对档案的保管情况进行检查，注意防潮、防雷、防虫、防蛀，防止档案破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。

第五章  学员档案的转递

　　第十九条  学员结业后，需要寄送学员鉴定表的，应及时转至学员档案所在地，并复印留存。

　　第二十条  遇特殊情况造成档案遗失的，需按照程序补办。

第六章  附则

　　第二十一条  本实施细则自发布之日起实行，由教务部负责解释。