所在位置：国家教育行政学院档案管理工作办法（试行）
院字﹝2023﹞57号
2023年12月20日
第一章 总则
第一条 档案工作是学院重要的基础性工作，为加强学院档案工作，提高档案管理水平，有效收集、保护和利用档案，发挥档案存史资政育人的作用，规范指导各部门归集管理利用档案，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《机关档案管理规定》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》等法律法规，结合学院实际，制订本办法。
第二条 本办法所指档案，是学院在培训、科研、管理及其他各项活动中形成的，具有保存与利用价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料和历史记录，包括实体档案和电子档案。其中人事档案、纪检档案，由立档部门负责保管并制定相应管理制度，确保归档材料安全。
第三条 档案作为学院各项工作的真实记录，是重要的工作依据和历史凭证，应将档案工作纳入学院整体发展规划，实行集中统一管理，确保完整、准确、系统，保障档案实体及信息安全，以便于开发利用。
第四条 学院档案工作按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展。各部门和个人均应遵照《中华人民共和国档案法》和本办法相关规定，依法行使档案事务有关权利，履行应尽义务。
第二章 领导体制、机构设置及职责
第五条 学院档案工作实行学院党委统一领导、分管院领导负责、学院档案管理部门归口管理、各部门共同参与、齐抓共管的“一盘棋”档案工作体制。院党委统一规划和领导学院的档案工作，研究决定学院档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第六条 图书档案馆（校史馆）（以下简称档案馆）是学院档案工作的职能管理部门，负责保存学院档案并提供利用和服务。具体职责为：
（一）宣传、贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，研究起草学院档案发展计划及规章制度；
（二）负责学院各类档案的收集、整理、归档和编研，并提供档案服务；
（三）监督、指导各部门档案资料的收集、整理和立卷归档工作，并建立和健全档案工作网络，对各部门的专（兼）职档案员进行业务培训；
（四）牵头负责档案管理的信息化建设，积极开发档案信息资源；
（五）开展档案宣传培训工作和利用者教育活动，组织和参与档案学术研究和交流活动；
（六）为校史馆提供校史研究相关档案资料等。
第七条 各部门明确一名部门负责人分管本部门档案工作，确定一名专（兼）职档案员具体负责本部门档案工作，并上报档案馆备案。分管档案工作的部门负责人具体职责为：
（一）领导组织本部门人员落实档案法律法规及学院档案工作规章制度和标准规范，强化档案工作责任，把档案工作纳入本部门的工作安排和有关人员的职责范围；
（二）作为本部门档案工作的第一责任人，具体负责部门档案工作的推进。检查本部门纸质文件和电子文件的形成、积累、整理和立卷工作，保证案卷质量和档案材料的完整、规范、及时归档；
（三）负责本部门档案材料的安全和保密工作。
第八条 档案馆工作人员及专（兼）职档案员具体职责为：
（一）深入学习习近平总书记对档案工作重要指示批示，宣传、贯彻并认真执行国家档案法律法规和学院档案工作规章制度，积极参加档案业务培训，忠于职守，遵守纪律，钻研业务，提高档案工作水平；
（二）负责本部门纸质文件和电子文件的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的齐全、完整、系统、准确；
（三）接受学院档案馆的业务指导和监督检查；
（四）维护档案材料的安全，做好相应保密工作，按照要求及时向档案馆移交档案；
（五）对按照规定不向档案馆移交或暂不移交的归档材料，应建立健全相应的科学管理制度，确保归档材料安全，并提供相应服务和利用。
第三章 档案收集与保管
第九条 各部门应归档材料需按照规定定期向档案馆移交，进行集中统一管理，任何部门和个人不得拒绝归档或者据为己有。对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆可通过征集、代管、捐赠等多种形式进行收集。
第十条 学院档案分为党政公文、培训教学、财会、科研、基建工程、出版物、声像、合同、学院重大活动和突发事件、专项工作等类别。各类档案归档范围见附件一。
第十一条 档案的保管期限划分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。
第十二条 学院实行档案形成部门立卷归档制度。各类档案形成部门应遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同保管期限，本着便于保管和利用的原则，对文件进行系统整理组卷。档案馆负责指导立卷工作，进行归档规范性检查。
第十三条 立卷归档应满足相应工作要求，做到完整、规范、标准，必须原件归档。归档材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准要求。
第十四条 各类档案文件应在办理完毕后及时归档，归档时间期限如下：
（一）党政公文管理类、培训教学类、合同类档案应在次年6月底前归档。其中由于学院党政会议纪要的保密性及特殊性，由党政办公室对其管理利用进行解释。
（二）财会类档案由学院财务处保管3年。期满后的次年6月底前归档。
（三）科研类档案应当在项目鉴定验收完成后2个月内归档，基建工程类档案应当在项目质保期满后6个月内归档，学院重大活动和突发事件、专项工作档案应在事件结束后1个月内归档。
（四）声像类、出版物类等其他门类的档案依实际工作情况可采用定期归档或即时归档的模式。
（五）档案的移交、接收必须履行相应的手续，移交方应填写一式两份《档案移交登记表》（见附件二），交接双方应按照登记表和目录清点验收文件材料，按要求检查所移交的材料题名能否准确概括内容、文件材料收集是否完整齐全等。清点核对符合要求后，双方在《档案移交登记表》上签字，各留一份，以备存查。
第十五条 对已归档的文件材料，未经许可和办理相应的手续，不得擅自涂改、撤换。
第十六条 移交至档案馆的实体档案统一在档案库房中进行保管。档案库房应满足防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温和防强光等要求。
第十七条 档案馆对档案进行整理、分类、编号和排列上架，切实做好各项档案保护工作，及时消除各种安全隐患，发现问题及时处理，确保档案资料安全。
第十八条 档案馆会同有关部门对保管期限已满的档案进行鉴定，提出销毁或延长保管期限的意见。将拟销毁的档案材料登记造册报经分管院领导批准后，方可销毁。销毁档案时必须有两人监销，批准人和监销人应在销毁清册上签字。各类档案收进、移出、利用和销毁情况应进行统计和分析。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第四章 档案开放与利用
第十九条 档案馆按照国家有关规定公布档案。未经学院授权，其他任何组织或者个人无权公布学院档案。
第二十条 档案馆提供档案目录、计算机查询等服务，为利用档案创造便利条件。
第二十一条 馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成部门或者移交部门共同负责。档案形成部门或者移交部门撤销、合并、职权变更的，由档案馆会同继续行使其职权的部门共同负责。无继承其职能部门的，由档案馆负责。
第二十二条 档案馆管理的档案按照实体档案和电子档案两种方式提供利用。可使用档案管理系统进行利用（流程见附件三），或在协同办公系统中填写《学院档案查询利用申请表》（见附件四）进行利用。
实体档案原则上须在档案阅览室进行查阅。
（一）院内部门查阅本部门形成、归档的档案，由档案系统管理员进行审核备案后可查阅；查阅其他部门归档的档案，须经立档部门负责人同意后方可查阅；因审计、巡视等特殊任务查档，须有相关文件证明及本部门领导同意方可查阅。
（二）外单位查阅学院档案，凭介绍信（注明查档目的、内容范围、用途、查阅人等内容）及查阅人有效证件，须严格履行相关手续，获批后方可查阅。境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
（三）摘抄、复制、拍照、扫描档案，均须经档案馆工作人员确认并同意。未经允许，不得擅自以任何形式复制、抄录有关内容。加盖学院档案证明专用章的档案复印/打印件/有效电子文件，与原件具有同等效力。
（四）利用馆藏档案，用于展览、发表、出版等，必须标明档案来源于学院档案馆馆藏及所用档案的档号，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。
第二十三条 培训教学档案原则上不提供电子档案利用，仅在档案馆进行查阅。
第二十四条 档案原则上不外借。学院教职工确有借出档案需求的，需填写《学院档案查询利用申请表》，经所在部门、立档部门、档案馆主要负责人同意，并在档案馆进行登记后，方可借出。外借档案由借出经手人对档案的唯一性、完整性等负责，并严格控制知悉范围。原则上借出档案应在借出后5个工作日内归还。对非学院教职员工，原则上不受理出借学院档案的申请。
档案馆定期催还借出的档案，发现损坏或丢失档案，由经手人出具书面说明，根据不同情况，报学院进行处理。
第二十五条 档案馆工作人员和档案利用者在交接实体档案时应点交清楚，档案利用者应精心爱护档案，自觉遵守保密制度，不得翻阅其他与所查内容无关的档案，严禁撕毁、污损、抽拆、篡改、增删档案。
第五章 档案信息化与条件保障
第二十六条 存量档案数字化。档案馆负责传统载体档案数字化建设，按照重要性及查阅频率有序开展档案数字化工作。档案数字化须符合国家有关纸质档案数字化管理要求等相关质量标准，已经实现数字化的应当对档案原件妥善保管。
第二十七条 增量档案电子化。对于业务流程已在系统中运转、直接形成电子档案的部门，档案馆应逐步推进档案管理系统与相应业务系统相互衔接。
第二十八条 档案馆依托电子档案管理流程建设，促进各档案形成部门从传统载体档案归档模式向电子档案归档模式转型，并积极推动电子档案的利用。
第二十九条 档案馆基础设施运维、日常管理、信息化等工作经费单独立项，列入学院预算，保障档案工作发展需求。
第三十条 学院有计划地为档案馆配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，满足档案存储空间需求，在学院智慧校园建设的同时统筹推进档案信息化建设。
第六章 追责与处罚
第三十一条 对于不如期履行立卷归档管理职责的部门和负责人，视情况进行问责。
第三十二条 对于违反《中华人民共和国档案法》的行为，按照有关规定予以处罚。
第七章 附则
第三十三条 机要文件按有关规定进行管理。
第三十四条 按照国家相关文件要求，加强重特大事件档案收集整理工作，严格按照档案归档要求、工作程序、操作规范进行，为整理利用提供相应支持。
第三十五条 本办法自颁布之日起试行，由图书档案馆（校史馆）负责解释。
附件一：学院档案归档范围及保管期限表
附件二：档案移交登记表
附件三：档案管理系统查阅档案流程
附件四：学院档案查询利用申请表
国家教育行政学院
2023年12月19日
